Sind Sie bereit, in einer dynamischen Forschungsumgebung Verantwortung zu übernehmen und Ihren Organisationstalent einzubringen?

jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit.

Unser Kunde ist eine etablierte Organisation im Bildungs- und Forschungsbereich, die sich der Förderung wissenschaftlicher Exzellenz verschrieben hat. Die Unternehmenskultur basiert auf Innovation, Kollegialität und kontinuierlicher Weiterbildung. Als Teil dieses Teams gestalten Sie aktiv die administrative Unterstützung und Organisation von Forschungsaktivitäten mit.

Bern Mitarbeiter*in Institutsadministration (m/w/d) 100% Arbeitszeit,

Ihre Aufgaben

• Instituts- und Sekretariatsadministration (Hauptaufgabenbereich)
• Selbstständige Führung des Sekretariats sowie Stellvertretung weiterer Sekretariatsleitungen am ARTORG
• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Forschungsgruppenleiter*innen und ihrer Teams
• Koordination administrativer Abläufe
• Korrespondenz sowie Pflege von Ablagen, Daten und Dokumentationen
• Mithilfe bei der Organisation und Betreuung von Workshops, Tagungen und Institutsanlässen (inkl. Reise- und Hotelbuchungen für Gäste)
• Beschaffung von Bürobedarf
• Personaladministration
• Vollständige Abwicklung der Personalprozesse für Kantons- und Drittmittelangestellte sowie Stipendiat*innen (Rekrutierung, Eintritte, Mutationen, Austritte)
• Vorbereitung aller erforderlichen Dokumente für die Anstellung ausländischer Mitarbeitender (EU- und Drittstaaten)
• Erstellung von Stelleninseraten, Stellenbeschreibungen, Arbeitszeugnissen, etc.
• Zuständigkeit für die Absenzen- und Zeitkontrolle (JAZ-Beauftragte*r)
• Finanzadministration
• Controlling von Betriebskredit- und Drittmittelkonten
• Debitoren-/Kreditorenworkflow (inkl. Nutzung von Finanzreporting und e-forms)
• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder mehrjährige Erfahrung in der Administration (Erfahrung an Hochschulen oder in der Forschung von Vorteil)
• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Interessiert an dieser Herausforderung?
Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung über jobs-schweiz.ch. Übermitteln Sie uns Ihre Unterlagen einfach, sicher und vertraulich. Unsere spezialisierten Recruiting-Expertinnen und Recruiting-Experten prüfen Ihre Bewerbung persönlich und gleichen Ihre Qualifikationen, Erfahrungen und beruflichen Zielen mit der ausgeschriebenen Position ab. Auch wenn Sie nicht sämtliche Anforderungen erfüllen, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Möglicherweise passt Ihr Profil zu einer weiteren Position in unserem schweizweiten Unternehmensnetzwerk.

Ihre Vorteile mit jobs-schweiz.ch
jobs-schweiz.ch verbindet Stellenangebote aus der ganzen Schweiz mit einer modernen, KI-gestützten Jobsuche. Durch unser Netzwerk aus regionalen und spezialisierten Jobplattformen finden Sie passende Karrierechancen sowohl in Ihrer Region als auch schweizweit. Unser intelligenter Job-Assistent unterstützt Sie dabei, Stellenangebote besser einzuordnen und herauszufinden, welche Position zu Ihren Erfahrungen, Fähigkeiten und beruflichen Zielen passt.

Hinweis zur Bewerbung
Dieses Stelleninserat kann sich auf eine konkrete Vakanz oder auf mehrere vergleichbare Positionen in derselben Region beziehungsweise Fachrichtung beziehen. Ziel der Ausschreibung ist es, qualifizierte Fach- und Führungskräfte mit passenden Arbeitgebern zusammenzubringen. Jede Bewerbung wird individuell geprüft. Ihre Bewerbungsunterlagen werden ausschliesslich mit Ihrer vorherigen Zustimmung an einen potenziellen Arbeitgeber weitergeleitet.

Vielfalt und Chancengleichheit
Wir begrüssen Bewerbungen von qualifizierten Menschen unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Nationalität, Religion oder Weltanschauung, Identität, sexueller Orientierung, Lebensform oder Behinderung.

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• Erstellung und Erfassung von Spesenabrechnungen und Pauschalentschädigungen
• Verantwortung für das Interne Kontrollsystem (IKS)

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• Sicheres Deutsch und gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse von Vorteil
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• Ausgeprägte Teamfähigkeit und serviceorientiertes Auftreten
• Interesse an universitären und wissenschaftlichen Abläufen
• Offenheit für neue Aufgaben und Prozesse in einem dynamischen Forschungsumfeld
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Vielfalt und Chancengleichheit
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